Når problemet bliver ved med at vende tilbage – se på rammerne

Har I talt om problemet flere gange uden at komme videre? Så ligger løsningen måske ikke hos den enkelte medarbejder. Ledelse, roller, organisering, kommunikation eller arbejdsgange kan gøre det svært for medarbejderne at lykkes – og påvirke trivslen.

Når det samme problem opstår igen og igen, kan det være fristende endnu en gang at tale med medarbejderen. Men nogle problemer kræver, at du som leder ser på arbejdspladsens rammer og den måde, arbejdet er organiseret på.

Sådan bruger du værktøjet

Brug spørgsmålene som inspiration. Du behøver ikke stille dem alle – vælg dem, der passer til situationen.

Find ud af, hvad der står i vejen

Tag udgangspunkt i det problem, der bliver ved med at vende tilbage.

Spørg:

• Hvad er problemet helt konkret?
• Hvornår opstår det typisk?
• Hvad gør det svært at lykkes med opgaven?
• Hvor opstår fejl eller misforståelser?
• Hvad har vi allerede forsøgt?
• Hvad er det største benspænd lige nu?

Se derefter på, om årsagen kan ligge i måden, arbejdet er organiseret på.

Se på rammerne

Undersøg eksempelvis:

• Er roller og ansvar tydelige?
• Er det klart, hvem der beslutter hvad?
• Er der opgaver, der falder mellem to stole?
• Er prioriteringerne tydelige?
• Fungerer kommunikationen godt nok?
• Er der unødvendige eller besværlige arbejdsgange?
• Har medarbejderne de rette værktøjer, informationer og rammer til at løse opgaverne?

Spørg til sidst:

Er der noget i vores måde at organisere arbejdet på, som gør det unødigt svært at lykkes?

Spørg “hvorfor?” – og find årsagen

Hvis det samme problem bliver ved med at opstå, så prøv at gå et lag dybere.

Tag problemet og spørg: Hvorfor sker det?

Spørg derefter “hvorfor?” igen til svaret. Fortsæt, indtil I kommer tættere på den bagvedliggende årsag.

Gentagne fejl kan fx vise sig ikke at handle om den enkelte medarbejder, men om uklare instruktioner, manglende information eller uklart ansvar.

Det handler ikke om at spørge 5 gange, men om at komme fra symptom til årsag.

Målet er ikke nødvendigvis at spørge præcis fem gange. Målet er at komme fra symptomet til årsagen.

Gør roller og ansvar tydelige

Hvis problemet skyldes uklarhed om ansvar eller opgaver, så aftal:

Hvem beslutter? → Hvem udfører? → Hvem bidrager? → Hvem skal informeres?

Skriv fordelingen ned, og sørg for, at de berørte medarbejdere kender den.

Det kan være en enkel måde at undgå dobbeltarbejde, misforståelser og opgaver, der falder mellem to stole.

Aftal én ændring

Forsøg ikke nødvendigvis at ændre hele organisationen på én gang.

Spørg i stedet:

Hvis vi skal begynde ét sted, hvad skal vi så ændre eller afprøve først?

Lav derefter en enkel handleplan:

• Hvad ændrer vi?
• Hvem har ansvaret?
• Hvad kræver det?
• Hvornår gør vi det?
• Hvilken forskel forventer vi, at det gør?
• Hvornår evaluerer vi?

Ved opfølgningen undersøger I både: Gjorde vi det, vi aftalte – og løste det faktisk problemet?

Kort fortalt

Find problemet → se på rammerne → find årsagen → gør ansvar tydeligt → ændr én ting → følg op.